Gratis Dienstverlening

Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte blijven?Nieuwsbrief

Linked-In

Meediscussiëren op LinkedIn? LinkedIn

Projecten Databank

Welke Bouwregie projecten zijn er in Nederland? Projecten Databank

“Als ik een Chinese rip-off van een merk koop, moet ik niet zeuren dat het sneller stukgaat”

In bouw- en infraprojecten is een goede uitvraag vaak het halve werk. Vanuit daar kan een vruchtbare samenwerking opgestart worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemers. Maar dikwijls blijkt de uitvraag een erg lastig moment in het project en dat geldt voor beide partijen. Hoe weet je als opdrachtnemer wat precies bedoeld wordt door de opdrachtgever? En hoe zorg je er als opdrachtgever voor dat de opdrachtnemers zo transparant mogelijk hun plannen kenbaar maken?

We spraken over dit onderwerp Prof. Dr. Marleen Hermans, Hoogleraar Publiek Opdrachtgeverschap in de Bouw aan de TU Delft en vroegen haar naar de ideale condities voor samenwerking vanaf de uitvraag.

Wat betekent samenwerken voor u in een publiek-private context?
“In mijn optiek is het bij publieke opgaven, zoals bij projecten in de publieke ruimte, noodzakelijk voor elke publieke organisatie om zo goed mogelijk samen te werken met private partijen om de doelen te kunnen behalen. Hierbij is het van belang te beseffen dat het publieke domein in een andere constellatie werkt dan het private domein en een goede samenwerking het matchen van deze twee werelden vereist. De samenwerking dient zo te worden vormgegeven dat het uit te voeren project aan beide kanten past bij de individuele opdrachtgevende en opdrachtnemende organisaties en hun doelstellingen.”

“Wanneer we het hebben over samenwerken, gaat het vaak over gedeelde belangen. Ik denk echter niet dat het zo werkt”

“Wanneer we het hebben over samenwerken, gaat het vaak over gedeelde belangen. Als een soort van mythe wordt gezocht naar een gedeeld belang. Ik denk echter niet dat het zo werkt. Een bedrijf heeft simpelweg een ander doel en belang dan een publieke organisatie. Er is in mijn beleving daarentegen wel een gezamenlijke taak, een gezamenlijke opdracht. Daarnaast moet je wel respect hebben voor elkaars belangen, deze herkennen en erkennen, want pas dan krijg je een goed gesprek over waarom iets werkt of juist moeizaam gaat. Hier zijn ontzettend veel onduidelijkheden over en het is daarom heel belangrijk uit te leggen waarom je de dingen doet die je doet. De publieke kant heeft onder andere de noodzaak tot participatie, dit moet je dan ook uitleggen. Omgekeerd moet je je realiseren dat politieke turbulentie voor een publieke partij altijd aanwezig is, maar voor een marktpartij heel lastig grijpbaar is en tot verstoring van de gang van zaken leidt, en dus als vooral irritant wordt gezien. Je moet het daar echt over hebben, dat werkt in het voordeel van de samenwerking.”

Waar dien je als opdrachtgever rekening mee te houden bij de uitvraag van een maatschappelijke opgave?
“Dat zit ‘m volgens mij in de operationalisatie van wat het publieke domein vraagt bij het vervullen van de opdracht. Het gaat niet alleen om het helder krijgen van een product of dienst, maar juist ook over het helder krijgen van het proces waarbinnen dat moet gebeuren. Hoe krijgen publieke waarden vorm? Bijvoorbeeld op het vlak van culturele waarde, duurzaamheid, maar ook transparantie, participatie. Dat zijn zaken waaraan je bovenop de beschrijving van het gewenste product, bijvoorbeeld het gewenste gebouw of de infrastructuur, aandacht moet besteden in de uitvraag. Wat betekent je publieke omgeving voor jou en wat heeft een marktpartij daarmee van doen, hoe werk je dat uit? Je moet je ook bewust zijn van wat er in een maatschappelijke en politieke context wel en wat niet ‘bevroren’ kan worden in een opdracht. Sommige dingen gebeuren gewoon, gemeenteraadsverkiezingen, burgerinitiatieven, incidenten die leiden tot een beleidswijziging. Wat doe je dan? Het is zaak het hier over en weer heel nadrukkelijk over te hebben. Als opdrachtgever kan je niet genoeg tijd besteden aan het uitleggen van je uitvraag. Alles wordt gemakkelijk op papier gezet en de aanname is dat de marktpartij alles hiermee in de juiste context ziet en dat perfect gaat uitvoeren. Maar deze vorm van communicatie is voor de marktpartij vaak niet de essentie van zijn bedrijfsvoering. Het is van groot belang om de ander de kans te geven duidelijk te krijgen wat wordt bedoeld met de uitvraag en er niet zomaar van uit te gaan dat wat je op papier zet ook zo wordt begrepen.”

“Als opdrachtgever kan je niet genoeg tijd besteden aan het uitleggen van je uitvraag”

“Er zijn legio situaties te noemen waar het aanbod niet matcht met de vraag en dit is vaak terug te leiden tot een niet goede of niet goed geïnterpreteerde vraag. Hierbij helpt het zelf in de spiegel te kijken en je af te vragen: ‘had ik kunnen verwachten dat mensen dit snappen?’. Bij het project rondom het Nationaal Militair Museum bijvoorbeeld, was bijvoorbeeld de interpretatie van het begrip ‘transparantie’ een onderwerp dat door de één heel anders werd geïnterpreteerd dan door de ander. In een consultatie- of dialoogproces kun je het daarover met elkaar hebben en beter duiden wat je bedoelt.”
“Een goede toets voor een organisatie is je af te vragen of de organisatie haar eigen uitvraag zou kunnen beantwoorden. Ik zie heel vaak dat dit niet gebeurt, met als gevolg dat er onredelijke en onhaalbare eisen worden gesteld in de uitvraag. Zo werd van een marktpartij verwacht dat zij binnen drie maanden na contract close al een toets kon doen op de prestaties, terwijl het in die periode nog niet eens mogelijk was fatsoenlijk toegang te krijgen tot het gebouw waar het project plaatsvond. Soms heb je meerdere mensen nodig om een klus te klaren, maar vindt de opdrachtgever dat te duur. Dit is ook een voorbeeld van de mismatch tussen uitvraag en haalbaarheid waar ik op doel. Als je als opdrachtgever altijd voor een dubbeltje op de eerste rang wilt zitten, de laagste prijs wilt hebben, roep je over jezelf af dat de marktpartij op een zeker moment winst wil trekken. Als ik een Chinese rip-off van een merk koop, moet ik niet zeuren wanneer het sneller stuk gaat. Dat geldt in de bouw eigenlijk net zo. Anderzijds zouden leveranciers helderder moeten zijn in wat er kan en niet kan en wat de opdrachtgever dan zélf moet doen of aan risico’s over zichzelf afroept.”

“Een goede toets voor een organisatie is je af te vragen of de organisatie haar eigen uitvraag zou kunnen beantwoorden”

Wij spraken Marleen in de voorbereiding op de PPS Conventie 2018, waar zij als gastdocent optrad binnen de mini MBA ‘Leer Samenwerken in 2 uur’. Ze ging hierbij in op de ijzeren wetten binnen haar vakgebied, samen met nog vier andere toonaangevende docenten op het gebied van samenwerken. De PPS Conventie werd op 30 mei 2018 georganiseerd door PPS Netwerk Nederland op het Ministerie van IenW (Rijnstraat 8) in Den Haag.

Wilt u het interview verder lezen? Klik dan HIER.

BouwRegieNetwerk, 27 mei 2018

Nieuwsbrief

Schrijf u nu in en u blijft automatisch op de hoogte van de laatste ontwikkeling op het gebied van ESCo’s en energietransities.

U bent ingeschreven voor de PPS Netwerk Nederland Nieuwsbrief!