Gratis Dienstverlening

Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte blijven?Nieuwsbrief

Linked-In

Meediscussiëren op LinkedIn? LinkedIn

Projecten Databank

Welke Bouwregie projecten zijn er in Nederland? Projecten Databank

“Minder verspilling bij aanbestedingstrajecten? Weet dan vooraf veel beter wat je wilt”

Volgens Aedes gaat Europees aanbesteden circa 30 miljoen euro per jaar extra kosten voor corporatieland. Tevens leeft de zorg dat de aanbestedingswet een beperking vormt voor het realiseren van inkoopdoelstellingen en daarmee lasten verhogend zal zijn.

Niets is minder waar, juist door aan de voorkant goed na te denken over de doelstellingen en (inkoop)ambities van een opgave, zullen er veel betere projectresultaten worden behaald. Het is dan wel een must dat de aanbesteders zich de kunst van het maatschappelijk verantwoord aanbesteden snel eigen maken.

Hoe maakt u uw opgave toekomstbestendig en integraal aanbestedingsklaar (voorbereiding van uitvraag) om aldus maximale maatschappelijke waarde te creëren? Is er verandering nodig en zo ja, welke?

BouwRegieNetwerk sprak met Rick Brouwer, aanbestedings-deskundige bij Kleissen. Rick kent de effecten van een goede en slechte aanbesteding, aangezien hij regelmatig betrokken is bij de fase erna. De lessen die hij hieruit heeft geleerd deelt hij graag met u.

Maatschappelijk aanbesteden, wat is dat eigenlijk?

“Maatschappelijk verantwoord aanbesteden houdt in de basis in dat een aanbesteder in een aanbestedingstraject niet louter aandacht heeft voor de prijs van de producten, diensten of werken maar juist let op de effecten van het aanbestedingsproces op opdrachtnemers, met name de sociale en economische aspecten. Het gaat hier over ‘slim’ en ‘duurzaam’ omgaan met gemeenschapsgeld en energie dat ingezet wordt voor maatschappelijke doeleinden. We moeten het beschikbare geld op een zo goed mogelijke manier inzetten met zo min mogelijk verspilling. Alleen dan kunnen we het beste rendement halen”.

Wat is het huidige handelings-repertoire in aanbestedingen?

“De inkoopafdeling heeft veelal een sterk leidende rol in het aanbestedingstraject. Lijkt logisch maar hebben zij wel voldoende inzicht in de opgave? We zien dat aanbesteders niet altijd over voldoende voorkennis beschikken omtrent de opgave en daarmee dus ook de vraag die ze uitrollen naar de markt niet duidelijk genoeg hebben. Gevolg hiervan is dan dat partijen die een inschrijving opstellen die geen raakvlak heeft met de doelstellingen en ambities van de aanbesteder. Aan alle kanten ontstaat –naast ergernis en teleurstelling- een enorme verspilling van tijd, energie en geld. Bovendien is zo’n voorgeschiedenis ook voor de uiteindelijke winnaar doorgaans niet de beste basis voor een langjarige succesvolle samenwerking. De rekening voor de overtollige energie die marktpartijen in zo’n opdracht investeren krijg je als opdrachtgever daarbij ook vroeg of laat nog eens terug. Dus: sta in het voortraject veel meer stil bij de vraag wie er op enig moment betrokken wordt bij het aanbestedingstraject en met welk doel en ambities.”

Hoe kom je dan wél tot een opgave die toekomstbestendig en integraal ‘aanbesteedbaar’ is?
“Mijn devies hierbij is om altijd te werken vanuit de visie en ambities. Dat betekent dat men in een helicopterview naar de opdracht moet kijken en minder op detailniveau. Voordat gestart wordt met de aanbesteding dient de visie rondom de opgave op de dienstverlening van de organisatie te zijn afgestemd en vastgelegd. Hoe wil je de samenwerking met projectpartners bijvoorbeeld inrichten? Waar wil je op sturen? Dit zijn slechts enkele vragen die een enorme invloed hebben op de vraag die zal worden uitgerold. Als je kiest voor een innovatieve samenwerkingsvorm zou je zorg moeten dragen dat je vooraf voldoende ingelicht bent over de voor- en nadelen van zo’n samenwerkingsvorm. Bijvoorbeeld, bij een DBFMO opdracht moet de aannemer aantonen dat zijn voorstel bij de uitvraag past. Gaandeweg kan het blijken dat de opdrachtgever van het oorspronkelijke plan wil afwijken. Voor de opdrachtnemer betekent dit dat veel voorbereidend werk dat is verricht van tafel kan en opnieuw begonnen moet worden. Zulke wijzigingen zijn erg kostbaar omdat dit ook het proces van de opdrachtnemer frustreert. Laat je dus van tevoren veel beter informeren. Helaas werken partijen wat dat betreft vaak nog steeds te veel op gevoel en vooraannames dan op basis van nuchtere feiten en objectieve kennis.”

Hoe komt men dan tot een andere vraag waar de markt veel beter op kan reageren?

“Men zal intern alle beschikbare kennis op moeten halen over de opdracht. Betrek dan dus ook alle relevante stakeholders bij dit proces. Is intern onvoldoende kennis aanwezig? Ga met de markt in gesprek en vertel elkaar de waarheid in de ‘letterlijke’ vorm. Markconsultaties zijn hiervoor een goed middel. Maar, alleen als er ook écht naar elkaar geluisterd wordt en men openstaat voor alle perspectieven, ook als deze anders blijken dan wat men zelf vooraf in gedachte had. Dit zijn slechts twee voorbeelden van hulpbronnen die de vraagstelling optimaliseren voordat er over wordt gegaan tot het daadwerkelijke aanbestedingstraject.”

Hoe kijk jij naar de beoordelings-procedures van opdrachtgevers?

“Ook dat verdient de nodige aandacht. Beoordelingscommissies willen vaak appels met appels vergelijken terwijl ze een fruitmaand uitvragen. Als een opdrachtgever een probleem-omschrijving uitzet, dan komt ieder inschrijvende partij met een éigen oplossing voor het probleem en dus ook met een prijs behorend bij die aangedragen oplossing. Echter, de beoordelingscommissies willen vaak vergelijkbare prijzen. Omdat de oplossingen niet te vergelijken zijn zoekt men naar een kwantitatief vergelijkingscriterium en dat wordt dan merkwaardig genoeg de prijs. Het is, denk ik, onnodig je uit te leggen dat dát dus niet werkt. De prijs is per slot van rekening inherent aan de voorgestelde oplossing. Men zegt vaak niet op prijs te willen beoordelen, maar de realiteit laat zien dat als men geen gedegen systeem heeft om vergelijkingen te trekken op basis van kwalitatieve beoordelingscriteria het vooralsnog een prijzenoorlog wordt.”

Je ziet vaak dat men in alle aanbestedingen naar wegen zoekt om de focus op lokale partijen te leggen. Mag dat?

“Dat mag je doen, afhankelijk van de omvang van de opdracht. Bij kleine opdrachten geeft het inkoopbeleid vaak al aan dat er bijvoorbeeld minimaal 2 lokale partijen moeten worden uitgenodigd. Dit geldt niet voor grote opdrachten die op Europees niveau moeten worden aanbesteed. Mijn tips om toch lokale partijen te betrekken zal ik toelichten op het seminar.”

Seminar Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden
Als expert op dit gebied is Rick één van de sprekers tijdens het seminar ‘Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden’ dat plaatsvindt op 31 oktober 2018 in Duiven. Klik hier voor meer informatie over het programma en aanmelding voor het seminar, of stuur een e-mail naar secretariaat@bouwregienetwerk.nl.

Dit interview downloaden? (pdf) - KLIK HIER

Nieuwsbrief

Schrijf u nu in en u blijft automatisch op de hoogte van de laatste ontwikkeling op het gebied van ESCo’s en energietransities.

U bent ingeschreven voor de PPS Netwerk Nederland Nieuwsbrief!